Как напомнить клиентам о записи? Бизнесмены рассказали, какие способы автоинформирования могут улучшить сервис

В сфере услуг важна каждая встреча с клиентом. Бьюти-мастера, доктора, автомеханики, психологи, репетиторы и многие другие специалисты ежедневно сталкиваются с вызовом: как обеспечить посещаемость записей и минимизировать потери от пропусков.

Одно из решений – использовать автоинформатор, например, через обзвоны, сообщения или другие каналы связи.

Почему напоминания важны?

По данным исследований, до 30% клиентов забывают о запланированной встрече или путают время. Это может быть связано с высоким ритмом жизни, большим количеством дел или банальным невниманием. Пропуск записи несет убытки не только бизнесу, но и клиенту, который упускает возможность получить услугу вовремя.

Для бизнеса это проблема. У пропуска есть последствия:

• Потеря дохода за неоказанную услугу;
• Неоптимальная загрузка расписания, особенно если пропуски случаются в пиковые часы;
• Риск ухудшения взаимоотношений с клиентом, особенно если нет удобного способа перенести запись.

Для специалистов сферы услуг важно не только привлекать новых клиентов, но и удерживать постоянных, а своевременные напоминания помогают выстраивать доверительные отношения.

Методы автоматического информирования

Современные технологии предоставляют множество способов для напоминания клиентам. Каждый из них имеет свои особенности, достоинства и недостатки. Для информирования важно получить согласие клиента, в момент получения согласия в электронном или бумажном варианте можно уточнить у клиента, в каком формате ему было бы удобно получить напоминание.

Автозвонки (личные, заранее записанные или с использованием ИИ)

Плюсы:

• Звонок воспринимается серьезнее, чем сообщение;
• ИИ может гибко адаптировать текст напоминания, отвечать на простые вопросы.

Минусы:

• Некоторые клиенты могут считать такие звонки навязчивыми;
• Требуются вложения в разработку или аренду системы.

СМС-сообщения

Плюсы:

• Высокая вероятность прочтения (до 98% сообщений открываются в течение первых минут);
• Удобство и простота для клиента.

Минусы:

• Ограничение длины сообщения;
• Дополнительные расходы на отправку большого количества СМС.

Сообщения в мессенджерах

Плюсы:

• Возможность добавить ссылки, изображения (например, карту с маршрутом);
• Подходит для клиентов, активно пользующихся мессенджерами.

Минусы:

• Требуется согласие клиента на связь через мессенджер;
• Зависимость от подключения к интернету.

Уведомления по электронной почте

Плюсы:

• Можно отправить подробную информацию: инструкции, документы, чек-листы;
• Подходит для клиентов, предпочитающих деловую переписку.

Минусы:

• Вероятность попадания письма в папку «Спам»;
• Низкий уровень открываемости писем (около 20–30%).

Отметка в электронном календаре клиента

Плюсы:

• Позволяет встроить запись в личный график клиента;
• Автоматические напоминания срабатывают за несколько часов или дней до события.

Минусы:

• Не все клиенты пользуются электронными календарями;
• Требуется согласие клиента на предоставление доступа.

Как избежать убытков от забывчивости?

Одна пропущенная запись может стоить бизнеса от нескольких сотен до нескольких тысяч рублей, в зависимости от стоимости услуги. Если таких пропусков несколько в день, убытки могут быть значительными.

Для минимизации рисков важно не только информировать клиента, но и самому специалисту вести четкое расписание. Современные решения для планирования включают:

• Электронные календари или специализированные приложения для бизнеса автоматически отправляют уведомления и позволяют быстро перенести запись;
• Функция синхронизации с напоминаниями. Многие платформы для записи автоматически обновляют данные и могут отправлять уведомления не только клиенту, но и специалисту;
• Печатные календари. Для небольших бизнесов и частных специалистов это все еще актуальный способ планирования. Однако он требует больше времени и внимания.

• Интереснейшие публикации иркутских СМИ — в соцсетях: ВКонтакте, Одноклассники, Telegram