Автоматизация чек-листов охраны: специалисты по безопасности рассказали об их внедрении

Сотрудники охранных подразделений ежедневно сталкиваются с огромной ответственностью: следить за безопасностью объекта, проверять пропуска, просматривать камеры видеонаблюдения, реагировать на любые внештатные ситуации.

Вполне понятно, что поток информации колоссальный, а времени на перекрестные проверки не остаётся. Подобная нагрузка часто порождает хаос, ведь при ручном заполнении журналов легко допустить ошибку или потерять что-то важное.

В этом случае может выручить специальный чек-лист охраны, куда можно включить все критичные пункты безопасности. Причём гораздо проще, если этот чек-лист не болтается на скрепленных листочках, а существует в электронном виде, где каждая операция легко фиксируется и анализируется. Именно о таких электронных чек-листах в этой статье рассказали специалисты из «Сервис-Инспектор».

Благодаря подобному формату руководство может не тратить лишнее время на копание в бумагах, а сами сотрудники видят понятный порядок действий. Также не остаются незамеченными и мелкие нарушения: всё фиксируется и отправляется в единую базу. Понадобилось ли внезапно проверить состояние сигнализации? Можно включить приложение на смартфоне, отметить нужные пункты – и результат сразу доступен. Такой контроль может оказаться объективнее традиционных методов, да и внедрить подобную систему в последние годы можно без крупных финансовых затрат. Достаточно использовать любой подходящий сервис, который сможет создать структуру электронных форм под задачу.

Зачем нужен чек-лист охраны

На первый взгляд кажется, что специалисты службы охраны и так прекрасно знают, что им делать: проверить посты, убедиться в исправности систем, посмотреть, не загулял ли кто-то в ненужном месте. Но при высокой загруженности и нехватке времени отдельно прописанные задачи становятся мощным подспорьем.

Во-первых, чек-лист охраны может избавить от путаницы в действиях. Сотрудник открывает электронную форму и видит, какие задачи ждут его сегодня. Это не только облегчает работу, но и повышает общую дисциплину. А во-вторых, руководству удобнее отслеживать результаты. В конце смены становится ясно, что успели проверить, а какие пункты остались висящими. Отсюда и своевременные выводы: нужно ли добавить ещё один пост, повысить квалификацию охранника или же пересмотреть планировку объекта.

В сфере безопасности лучше предусмотреть всё, поскольку любая оплошность обычно обходится куда дороже, чем небольшая модернизация привычной схемы. Автоматизацией запись на бумажном носителе трудно назвать, так что электронные формы решают вопрос четкого контроля более современно.

Какие пункты должен включать чек-лист

Чтобы переход на электронную форму не превратился в формальность, стоит продумать структуру. Понятно, что у каждой организации будут свои приоритеты, но есть общие блоки, которые пригодятся с большой вероятностью:

• Проверка документов и пропусков (проверка сотрудника на наличие удостоверения; уточнение полномочий при входе на объект; осмотр вещей, если это предусмотрено правилами);
• Контроль физических постов (дежурство и обход территории; оценка работы видеонаблюдения на конкретном участке; фиксация обнаруженных нарушений);
• Оценка состояния сигнализации (проверка пожарного щита; тест тревожной кнопки и системы сигналов; убедиться, что вся аппаратура находится в исправном состоянии);
• Осуществление пропускного режима (регистрация гостей или визитеров; контроль транспорта при въезде-выезде; оформление и документирование любых ЧП или конфликтов).
• Соблюдение мер безопасности (проверка путей эвакуации, наличие свободного прохода; убедиться в правильном хранении потенциально опасных предметов; контактные телефоны экстренных служб всегда под рукой);
• Документация и отчётность (прикрепление фото или видео при наличии инцидентов; подтверждение или опровержение выявленных проблем).

Разумеется, это лишь примерный список, который можно расширять или корректировать, исходя из типа объекта (склад, магазин, офисная башня, завод) и уровня пропускного режима. Важно, чтобы он не был слишком громоздким. Ведь если чек-лист наполнен кучей пунктов, то реальной пользы мало – исполнители начнут теряться и выполнять всё «как придется». Поэтому все нужно грамотно разбить на подразделы.

Как автоматизировать чек-листы охраны

Переходить к электронным формам стоит постепенно, но решительно. Следует заранее описать, где и когда каждый пункт должен выполняться, и кто за него отвечает. Здесь может пригодиться готовая система электронных чек-листов или хороший пример чек-листа. Для его составления и улучшения можно выполнить следующие действия:

• Администратор (или начальник службы охраны) формирует список обязательных операций. Например: «Проверка сигнализации», «Обход сектора B», «Осмотр помещения после 22:00». Будет удобно, если сделать это можно сразу в онлайн-кабинете, если платформа позволяет вписывать пункты, разделять их на категории, добавлять пояснения;
• У каждого поста или участка есть конкретный сотрудник, который обязан закрыть пункт в нужное время. В чек-листе будет полезно указать, кто отвечает за задачу. Некоторые приложения также могут напоминать этому человеку об очередном мероприятии;
• Охранник открывает мобильное решение и видит, что нужно сделать. Если пункт выполнен – проставляет галочку, при необходимости добавляет фото или комментарий. Любые несоответствия указываются моментально, и, если что-то вышло из строя, можно создать задачу для техника или начальника отдела.

Удобно, если по итогам дня (или недели, месяца) можно сформировать отчёт. Тогда руководитель в любой момент сможет изучить, как выглядит ситуация. Например, там ли человек, где отмечено нарушение, какое время потребовалось на устранение. Благодаря такому подходу контроль превращается в чёткую систему, которая позволяет отслеживать и предупреждать проблемы заблаговременно.

Стоит учесть, что безопасность – своего рода динамичная сфера. Вдруг изменилась конфигурация склада, добавилась новая дверь или обновился регламент пропускного режима. Электронные формы легко редактировать «на лету» – все изменения синхронизируются с устройствами исполнителей. Это значит, что лишний расход бумаги и затраты времени на рассылку инструкций уменьшаются в разы.

Подобная автоматизация может избавить руководство от ненужной рутины и позволяет более грамотно распределять труд между охранниками. Ведь вместо того, чтобы проверять журналы по кускам, владелец или менеджер может увидеть единую картину.

Распространенные ошибки при внедрении автоматизированных чек-листов охраны

Конечно, гладко бывает не всегда. Некоторые полагают, что загрузить чек-лист в сервис – уже половина дела, и дальше всё пойдет как по маслу. Но практика показывает, что при переводе на электронные решения нужно помнить о нескольких типичных ошибках:

• Отсутствие подробного обучения. Если сотрудники не понимают, как работает новый формат, они будут саботировать нововведение или заполнять пункты наугад. Поэтому важно провести презентацию, показать, как использовать приложение, а также какие выгоды получают работники от новой формы отчетности;
• Слишком перегруженный список. Когда один такой лист включает десятки мелких подпунктов, исполнители начнут «пропускать» часть информации. Гораздо лучше разбивать процесс на несколько небольших чек-листов, например, «Открытие смены», «Ежечасный обход» и «Закрытие смены». Так люди лучше понимают смысл каждого действия;
• Игнорирование реального состояния дел. Если ответственное лицо лишь формально смотрит на итог, не анализируя проблемные пункты, то эффект, вероятно, будет низким. Проблемы продолжат копиться, а сотрудники перестанут стараться. Контроль должен быть не только формальным, но и стимулирующим, то есть позволять оперативно решать вопросы.

Перевод на электронный формат означает, что каждый может легко отследить, кто прошёл проверку, а кто проигнорировал. Если нет поощрений за аккуратность и санкций за недочеты, со временем всё может сойти на нет. Будет разумно привязать качество заполнения к неким KPI, бонусам или штрафам, чтобы у людей был стимул к своевременной отчетности.

Стоит помнить, что автоматизированные чек-листы – это не панацея. Они эффективны лишь там, где руководство осознаёт необходимость стабильного, а не эпизодического контроля. Если все звенья цепи – от начальника охраны до рядового сотрудника – понимают логику новшества, внедрение обычно проходит гладко.

• Интереснейшие публикации иркутских СМИ — в соцсетях: ВКонтакте, Одноклассники, Telegram