HR-специалисты поделились советами по выбору программы для управления персоналом

Ведение кадрового учёта вручную занимает много времени и снижает эффективность бизнеса. Без автоматизации HR-отдел, как правило, занимается рутинными задачами, а вероятность ошибок возрастает. Избежать хаоса и грамотно контролировать занятость сотрудников HR-отделу в наши дни помогают программы для управления персоналом организации.

Для чего нужна система управления персоналом

Без автоматизации данные о сотрудниках хранятся в разных файлах, а рабочие графики составляются вручную. Программа для управления персоналом помогает объединить все процессы в единую систему. Это инструмент, который упрощает кадровый учёт, позволяет анализировать эффективность сотрудников и автоматизировать расчёты. Тем самым такая программа повышает эффективность бизнеса в целом.

Функционал систем:

• Вся информация о персонале собрана в одном месте. При изменении данных система автоматически обновляет их во всех связанных документах.
• Есть готовые шаблоны и автозаполнения данных для оформления кадровых документов. Система автоматически подставляет информацию о сотруднике, снижая нагрузку на HR-отдел.
• Зарплаты, надбавки и прочие выплаты рассчитываются автоматически. Программа учитывает рабочие часы, отработанные смены, налоговые отчисления и другие параметры.
• Можно фиксировать приход и уход сотрудников, вести учёт переработок, больничных, отпусков. Графики смен формируются автоматически, а работники могут видеть их в личном кабинете.
• Предусмотрены встроенные инструменты для оценки сотрудников и анализа их продуктивности.
• Система помогает распределять задачи, контролировать их выполнение и устанавливать дедлайны. Руководители видят текущее состояние проектов и загруженность команды.
• Используя информацию, которая хранится в программе, можно создавать обучающие курсы, тесты и планы повышения квалификации.

Таким образом, программа для управления персоналом организации упрощает администрирование и снижает нагрузку на HR-менеджера. Особенно она необходима крупным компаниям с большим количеством работников.

Как выбрать программу

Выбор определяется задачами бизнеса. Небольшие компании используют базовые решения для учёта сотрудников. Они рассчитаны на хранение данных о сотрудниках, учёт рабочего времени и расчёты зарплат. Крупные предприятия выбирают системы, интегрированные с бухгалтерией, CRM и внутренними базами.

Что важно учитывать:

• Интерфейс должен быть понятным, чтобы сотрудники могли быстро освоить систему.
• Программа должна адаптироваться к изменениям в компании. Важно, чтобы она поддерживала доработки, позволяла добавлять новые модули и расширять функционал при необходимости.
• Важна защита персональной информации о персонале и предотвращение несанкционированного доступа. Для этого используются разграничение прав пользователей, шифрование данных и резервное копирование.
• В некоторых сферах бизнеса есть особые требования к учёту персонала. Например, в строительных компаниях важно отслеживать работу сменных бригад, а в ритейле – управлять графиками посменной работы. Необходимо убедиться, что программа поддерживает такой функционал.

Качественная система управления персоналом помогает не только автоматизировать учёт и вести контроль деятельности сотрудников, но и повышать продуктивность команды. С помощью инструментов анализа HR-менеджер может выявлять сильные стороны работников и планировать их развитие.

• Интереснейшие публикации иркутских СМИ — в соцсетях: ВКонтакте, Одноклассники, Telegram